CREDITE, BROKER CREDITE, LEASING, MANAGEMENTUL PROIECTELOR, 18

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Îndrumar
pentru elaborarea unei propuneri de proiect
243
1.INFORMATII DESPRE CONSORTIUL PROIECTULUI
1.1. Date despre organizatia promotoare
Numele organizatiei
Acronim (daca este cazul)
Tipul organizatiei
Domeniul de activitate; Competenta în
domeniul proiectului; Contributia in cadrul
proiectului
Adresa
Strada Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Persoana de Contact
Domnul ? Doamna ? Nume: Prenume:
Functia:
Strada: Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Telefon ++ / Fax ++ /
E-mail
Web site http://
1.2. Date despre organizatiile partener in cadrul proiectului - partener 1
Numele organizatiei
Acronim (daca este cazul)
Tipul organizatiei
Domeniul de activitate; Competenta în
domeniul proiectului
Rolul partenerului si contributia in cadrul
proiectului
Rulul organizatiei în cadrul proiectului
(Contractor Principal, Contractor Secundar)
Adresa
Strada Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Persoana de Contact
Domnul ? Doamna ? Nume: Prenume:
Functia:
Strada: Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Telefon ++ / Fax ++ /
E-mail
Web site http://
1.3. Date despre organizatiile partener in cadrul proiectului - partener 2
Numele organizatiei
244
Acronim (daca este cazul)
Tipul organizatiei
Domeniul de activitate; Competenta în
domeniul proiectului
Rolul partenerului si contributia in cadrul
proiectului
Rulul organizatiei în cadrul proiectului
(Contractor Principal, Contractor Secundar)
Adresa
Strada Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Persoana de Contact
Domnul ? Doamna ? Nume: Prenume:
Functia:
Strada: Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Telefon ++ / Fax ++ /
E-mail
Web site http://
1.4. Date despre organizatiile partener in cadrul proiectului - partener 3
Numele organizatiei
Acronim (daca este cazul)
Tipul organizatiei
Domeniul de activitate; Competenta în
domeniul proiectului
Rolul si contributia partenerului in cadrul
proiectului
Rulul organizatiei în cadrul proiectului
(Contractor Principal, Contractor Secundar)
Adresa
Strada Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Persoana de Contact
Domnul ? Doamna ? Nume: Prenume:
Functia:
Strada: Numar
Codul Postal Sectorul/Judetul Tara
Telefon ++ / Fax ++ /
E-mail
Web site http://
245
2.. REZUMATUL PROIECTULUI
Realizati rezumatul proiectului dupa urmatoarea structura:
2.1.Titlul proiectului:
2.2.Acronimul proiectului:
2.3.Cuvinte cheie (maximum cinci cuvinte):
2.4.Durata proiectului (exprimata în luni):
2.5.Programul/ domeniul în care se înscrie proiectul:
2.6.Scop proiect; Justificarea necesitatii proiectului:
2.7.Stadiul actual al problematicii proiectului la nivel national si international:
2.8.Obiective principale ale proiectului:
2.9.Activitati principale desfasurate în cadrul proiectului:
2.10.Rezultatele evaluabile asteptate ca urmare a realizarii proiectului :
2.11.Posibilii utilizatori si /sau beneficiari ai rezultatelor proiectului:
2.13.Impactul social estimat :
2.12.Impactul si eficienta economica a proiectului:
2.14.Impactul ecologic al proiectului:
2.15.Costuri estimate proiect (cost total, finantare, cofinantare):
246
3. PRE- PROPUNEREA PROIECTULUI
3.1.Obiectivele proiectului
Descrieti în detaliu obiectivele principale ale proiectului (maxim 1000 caractere)
3.3.Descrierea activitatilor proiectului
Puneti în evidenta principalele activitati propuse pentru realizarea proiectului (maxim 2000 de
caractere)
3.2.Rezultatele estimate ale proiectului:
Evidentiati rezultatele si impactul estimate în cadrul proiectului (maxim 500 de caractere)-
247
4. ELABORAREA PROPUNERII DE PROIECT
4.1. Elaborati urmatorul tabel de distributia activitatilor în proiect
Sub-proiect /
Pachet de
lucru /
Activitate
Denumire
Sub-proiect /
Pachet de
lucru /
Activitate
Responsabilitati
/ Participanti
Necesar
om/luna
Durata
De la –
Pâna la
Raportare Nivel de
diseminare
Subproiect 1
Activitate 1.1
Activitate 1.2 ……. …………. …. ….
Activitate 1.3 ………… ……………. ………. ……
Activitate 1.4 …….. …… … ……
Subproiect 2
…
…
Activitate 2.1 ……. … …
Activitate 2.2 ……. … …
Activitate 2.3 ……. … …
Activitate 2.4 …….. … …
Activitate 2.5 ……. … …
Subproiect 3
…
…
Activitate 3.1 ……. … …
Activitate 3.2 ……. … …
Activitate 3.3 …… … …
Activitate 3.4 …… … …
Subproiect 4
…
…
Activitate 4.1
……
… …
Activitate 4.2 …… … …
Activitate 4.3 …… … …
Subproiect 5
…
…
Activitate 5.1 ….. … …
Activitate 5.2
…
…
Activitate 5.3
…
…
Subproiect 6 Management
proiect
..
..
248
4.2.Detaliati propunerea de proiect pe sub-proiecte / pachete de lucru si activitati dupa
urmatorul model:
Subproiect/Pachet de lucru Nr. n (WPn)
1. Definirea
2. Conducatorul sub-proiectului/pachetului de lucru
3. Obiective
4. Descrierea Activitatilor/Fazelor
n.1. Activitate/Faza Nr.n1
n.1.1. Intrari în activitatea/faza respectiva
n.1.2. Obiective si metode tehnice de rezolvare a lor
n.1.3. Activitati desfasurate în activitatea/faza respectiva
n.1.4. Caracterizarea si urmarirea activitatii/fazei
a. Perioada de derulare : de la Luna "Ki" la Luna "Kj"
b. Durata: (j-i) luni
c. Efortul total : "P" Om Luna
d. Partneri inclusi în activitate
e. Activitati caracteristice partnerilor
f. Efortul caracteristic de om luna
g. Raportarile "R.n.1.
- Tipul (Produs fizic; Produs soft; Lucrare scrisa)
- Nivelul de raspîndire: Confidential; Restrictiv; Public
- Titlul
- Continutul
- Responsabil
n.1.5. Iesirile catre Activitatea/Faza nij; Activitatea/Faza ml; WPni+1; ; WPni+2
249
4.3.Dezvoltati sub-proiectul/pachetul de lucru „Managementul proiectului” dupa
urmatoarea structura:
5. ANALIZA UTILIZATORILOR / BENEFICIARILOR
1. Capacitatea de management a Coordonatorului
2. Organizarea si structura de management a proiectului
3. Metodologia folosita
4. Estimarile contributiilor tehnice
5. Comitetul de decizie
6. Rezolvarea conflictelor
7. Conducatorii de sub-proiecte/pachete de lucru
8. Urmarirea activitatilor
9. Evaluarea activitatilor
??Strategia de evaluare
??Criterii pentru evaluarea succesului proiectului
??Strategia de diseminare
??Descrierea produsului de diseminat
??Beneficii pentru economia structurii din care face parte consortiu si finantatorul
??Avantajele produsului obtinut
??Exploatarea rezultatelor
??Utilizarea rezultatelor de catre partnerii consortiului
??Utilizarea rezultatelor de catre terti partneri
10. Metode de monitorizare si raportare
11. Activitatile/Fazele componente ale subproiectului/pachetului de lucru "Managementul
Proiectului" care se desfasoara pe toata durata proiectului ca o structura de sine statatoare dar
integrata perfect în proiect
12. Evaluarea rezultatelor dupa terminarea proiectului
13.Proceduri de respectare a drepturilor de proprietate intelectuala
250
5.1. Descrieti ce activitati sunt prevazute pentru informarea si motivarea utilizatorilor /
beneficiarilor proiectului.
5.2. Descrieti criteriile si procedurile utilizate pentru atragerea de noi utilizatori /
beneficiari ai proiectului.
251
6. DISEMINAREA REZULTATELOR PROIECTULUI
Precizati ce strategie veti aplica pentru diseminarea rezultatelor la nivel regional,
national si international? Precizati strategiile de diseminare pe durata proiectului.
7. IMAPCTUL PROIECTULUI
7.1. Impactul asupra consortiului, partenerilor si societatii
7.2. Proceduri cantitative si calitative de masurare a impactului
8. BUGETUL PROIECTULUI
252
Contractul de finantare Nr.………pentru perioada An I, An II
Total
(An I+AnII )
Planificat
(mii lei)
An I
Planificat
(mii lei)
An II
Planificat
(mii lei)
A. Cheltuieli directe - total
A.1. Cheltuieli de personal
A.1.1. Salarii personal permanent
A.1.2. Salarii colaboratori
A.1.3. Alte cheltuieli de personal (deplasari)
a) Cazare
b) Diurna
c) Transport
d) Alte cheltuieli
A.2. Cheltuieli materiale si servicii
A.2.1. Materiale
a) Materii prime
b) Materiale consumabile
c) Combustibil
d) Piese de schimb
e) Obiecte de inventar
A.2.2. Lucrari si servicii executate de terti
a) Colaboratori persoane juridice
b) Tiparire, diseminare
c) Amenajare spatiu interior
d) Teste, masuratori ,analize
e) Omologari
f) Studii, anchete statistice
e)Asistenta tehnica, consultanta
A.2.3. Alte cheltuieli specifice proiectului
B. Cheltuieli indirecte - total
B.1. Regia (--% manopera)
C. Dotari independente si studii pentru obiecte
de investitii
C.1. Echipamente pentru suport activitati cercetare -
dezvoltare
C.2. Mobilier, aparatura, birotica
C.3. Calculatoare electronice si echipamente
periferice
C.4. Mijloace de transport
C.5. Studii pentru obiective de investitii
C.6. Proiecte tehnologice inovative
TOTAL ( A+B+C)
9. MANAGEMENTUL RISCULUI
253
9.1. Evaluarea riscurilor / surse de risc în proiect
Nr. Risc /
Sursa
de
risc
Coeficient de
importanta
al riscului în
proiect
Distributia
riscurilor
între
parteneri
proiect
Impact
potential
negativ
Probabilitate
de aparitie
Strategie
de
reducere
efecte
negative
Perioada
de
aparitie în
cadrul
proiectului
Risc
acoperit
contactual
Da/Nu
1
..
n
9.2. Planificarea raspunsului la factorii de risc
Se vor evidentia strategiile pentru reducerea posibilelor efecte negative a riscurilor reziduale
ramase cît si strategiile pentru dezvoltarea oportunitatilor si cresterea efectelor pozitive. Se
prezinta în final planul privind managementul riscului în cadrul proiectului.
9.3. Monitorizarea si controlul riscurilor
Se vor prezenta strategii de monitorizare a evenimentelor pentru riscurile reziduale ramase cu
evaluarea efectelor negative ale acestora asupra proiectului. Se vor evidentia noi riscuri.
9.4. Analiza profilului de risc al proiectului
Element de analizat Notare
??a. Propunerea de proiect este :
Noua 3
Combinatie cu una veche 2
Continuarea unei propuneri mai vechi 1
??b. Managerul de proiect este
Fara experienta în domeniu 3
Cu 2-4 ani experienta 2
Experienta îndelungata în domeniu 1
??c. Durata proiectului este :
Mai mare de 12 luni 3
Mai mare de 6 luni 2
Mai mica de 6 luni 1
??d. Numarul de parteneri implicati în desfasurarea proiectului :
Mai mult de 3 3
2-3 departamente 2
Unul singur 1
??e. Domeniul de aplicabilitate al proiectului, este :
Nou pentru echipa de proiect 3
Nou pentru unii membrii ai echipei de proiect 2
Este cunoscut pentru toti membrii proiectului 1
??f. Echipa de proiect este :
254
Noua în totalitate 3
Unii dintre membrii au mai colaborat 2
Este o echipa care a mai colaborat în alte proiecte 1
??g. Bugetul proiectului a fost construit :
Independent (de catre membrii echipei de proiect) 3
Autoritatea contractanta (sponsorul proiectului) 2
Autoritatea contractanta si managerul de proiect 1
??h. Desfasurarea temporala a activitatilor, a fost stabilita
Independent (de catre membrii echipei de proiect) 3
Autoritatea contractanta (sponsorul proiectului) 2
Autoritatea contractanta si managerul de proiect 1
??i. Suportul acordat managerului de proiect de catre echipa de proiect, este :
Scazut (lasat în seama finantatorului) 3
Mediu (numai daca se traseaza directive în mod expres) 2
Mare (implicare totala) 1
??j. Proiectul prezinta în final o interfata catre :
Exterior (alte proiecte similare) 3
Interior (proiecte interne ale partenerilor proiectului) 2
De sine statator 1
Modul de evaluare al profilului de risc:
1. Raspundenti la fiecare întrebare a profilului de risc atribuind fiecareia o notare
cuprinsa între 1 si 3 conform grilei de mai sus
2. Utilizati pentru calcul urmatoarea formula cu ponderi:
5a +5b+3c+5d+4e+3f+5g+5h+5i+4j
3. Interpretati rezultatele conform grilei:
44 –66 risc scazut 67 –112 risc mediu 113 – 132 risc ridicat
255
10. MATRICEA LOGICA A PROIECTULUI
Operatia logica Indicatori de performanta
verificabili în mod obiectiv
Surse si mijloace de
verificare
Ipoteze
Obiective generale Care este obiectivul
general la care va
contribui proiectul?
Care sunt indicatorii cheie
pentru obiectivul general?
Care sunt sursele de
informare pentru acesti
indicatori?
Care este pozitia obiectivelor proiectului fata de
mediu strategic al proiectului? Consortiul
proiectului poate realiza obiectivele propuse?
Scopul proiectului Care sunt obiectivele
specifice pe care le va
realiza proiectul?
Care sunt indicatorii
cantitativi si calitativi care sa
indice daca si în ce masura
obiectivele specifice ale
proiectului sunt realizate?
Care sunt sursele de
informare existente sau
care pot fi adunate?
Care sunt metodele
necesare pentru
obtinerea acestor
informatii?
Care sunt factorii si conditiile care nu sunt direct
controlate de proiect, dar care sunt necesare pentru
realizarea acestor obiective? Care sunt riscurile
care trebuie luate în considerare?
Rezultate preconizate Care sunt rezultatele
concrete prin care se
vizeaza atingerea
obiectivelor specifice?
Care sunt efectele si
beneficiile preconizate
ale proiectului? Ce
îmbunatatiri si
modificari va produce
proiectul?
Care sunt indicatorii care
masoara daca si în ce masura
proiectul atinge rezultatele si
efectele preconizate?
Care sunt sursele de
informare pentru acesti
indicatori?
Care sunt factorii externi si ce conditii trebuie
îndeplinite pentru a obtine rezultatele preconizate
conform planificarii proiectului?
Activitati Care sunt activitatile
cheie care vor fi
derulate si în ce
succesiune pentru a
produce rezultatele
preconizate?
Care sunt mijloacele
necesare pentru
implementarea acestor
activitati (ex. personal,
echipament, perfectionare,
studii, aprovizionari,
facilitati operationale etc.)
Care sunt sursele de
informare cu privire la
derularea proiectului?
Care sunt conditiile solicitate înainte de începerea
proiectului?
Ce conditii, aflate în afara controlului direct al
proiectului, trebuie îndeplinite pentru
implementarea activitatilor planificate?
256
LEXICON
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
A
Abordare inovativa - originalitate singulara prin crearea, introducerea si folosirea de
noi idei, sisteme, comportamente si lucruri.
Abordare orientata pe
proiecte
- aplicarea metodelor, instrumentelor si tehnicilor de
managementul proiectelor în procesele de afaceri, în special cele
cu grad ridicat de unicitate, în vederea îmbunatatirii lor.
Abordare sistemica în
proiecte
- abordarea proiectului ca sistem, respectiv ca ansamblu de
elemente interdependente si corelate functional, având un
obiectiv comun. Presupune o abordare interdisciplinara si
holistica asupra circumstantelor globale si interactiunilor
complexe. Permite modelarea realitatii în scopul simplificarii
situatiei de lucru, în procesele de analiza, sinteza si previzionare.
Accelerarea proiectului - reducerea duratei de executie a proiectului. Cele mai cunoscute
metode de accelerare sunt: scurtarea duratei activitatilor (metoda
crashing) si suprapunerea unor activitati care în mod normal s-ar
desfasura înlantuit, precum proiectarea si punerea în opera
(metoda fast tracking). Se utilizeaza si termenul urgentarea
proiectului.
Acceptare - act prin care semnatarul considera acceptabile lucrarile sau
serviciile care îi sunt remise sunt satisfacatoare .
Actiune - termen generic ce desemneaza ceea ce provoaca dezvoltarea
unei realitati, adica trecerea acestei realitati dintr-un stadiu initial
în care ea este suportul pasiv al unei modificari, la un stadiu final
în care ea este produsul aceste modificari; acest lucru nu are loc
decât prin intermediul unui mijloc activ aplicat de la începutul si
pâna la sfârsitul dezvoltarii cu o intensitate oarecare, constanta
sau variabila, dar neîntrerupta pe timpul duratei sale
Activitate - actiunea, lucrarea sau procesul desfasurate în cadrul unui
proiect, consumatoare de timp si posibil alte resurse, care se
repartizeaza pentru executie unuia sau mai multor membrii ai
echipei. Reprezinta unitatea de baza în planificarea si controlul
proiectului.
Activitati - actiunile/sarcinile specifice (si mijloacele) care trebuie
întreprinse pentru a produce rezultate. Ele sumarizeaza ceea ce
se va face în proiect.
Afacere - ansamblul de angajamente sau intentii de angajamente
contractuale între o întreprindere si un client, sursa a cifrei de
afacerii a întreprinderii.
Alocare - acord formalizat pentru utilizarea resurselor pentru o sarcina
definita, pâna la realizarea sa
Alocarea resurselor - procesul de repartizare a resurselor pentru activitatile din
cadrul proiectului
Amendament - evolutie minora care nu afecteaza nici una din caracteristicile
care definesc necesitatea si fara nici o repercusiune asupra
utilizarii lucrarii.
Amendament, clauza
aditionala
- este o conventie care completeaza si/sau modifica una sau mai
mute obligatii precizate în: contract, comanda, ordin intern de
257
cedare, program de realizare deja existent si/sau în vigoare.
Conditiile de semnare a clauzei aditionale sunt identice cu cele
ale contractului; clauzele aditionale devin parte integranta a
contractului.
Analiza cost beneficiu/
cost eficacitate
- sunt instrumente folosite pentru a evalua daca costurile unei
activitati sunt justificate sau nu de rezultate si impact. Analiza
cost beneficiu masoara atât intrarile cât si iesirile cu mijloace
monetare (în bani). Analiza cost eficacitate estimeaza intrarile în
bani, iar iesirile în mijloace cantitative nemonetare, (de ex.
Îmbunatatirea punctajelor la testele de performanta).
Analiza critica a esecului - metoda inductiva de prevenire care permite, printr-o simulare
cantitativa, identificarea efectului unui mod de slabiciune asupra
rezultatului înainte de a realiza produsul.
Analiza de stadiu - evaluarea modului de realizare a activitatilor si a rezultatelor
obtinute pâna la un anumit moment, ce corespunde, de regula, cu
terminarea unei faze. Analiza de stadiu presupune, de asemenea,
luarea unor decizii ce pot afecta desfasurarea ulterioara a
proiectului
Analiza drumului critic -
ADC
- metoda de analiza a unei retele de activitati prin care se
determina durata minima a proiectului, activitatile critice,
rezervele totale etc.
Analiza mediului
proiectului
- evaluarea interdependentelor dintre proiect si elementele
relevante ale mediului proiectului. Interactiunile pot genera
conflicte sau, din contra, sinergii, motiv pentru care evaluarea si
raportarea adecvata la aceste interdependente prezinta o
importanta deosebita pentru succesul proiectului.
Analiza retelei de activitati - identificarea termenelor minime si maxime de începere si de
terminare, precum si a rezervelor de timp asociate activitatilor
proiectului.
Analiza SWOT - analiza care se bazeaza pe identificarea punctelor tari
(Strengths), a punctelor slabe (Weaknesses), a oportunitatilor
(Opportunities) si a amenintarilor (Threats).
Andosament - aprobare scrisa. Implica o adeziune personala a semnatarului si
acceptarea asumarii responsabilitatii corespunzatoare. Din partea
unei persoane având puterea corespunzatoare, el constituie o
autorizatie.
Angajament - acord formalizat pentru utilizarea resurselor unei sarcini
definite, pâna la realizarea sa .
Apreciere/Evaluare - analiza unui proiect propus pentru a-i determina meritele si
acceptabilitatea în concordanta cu criteriile stabilite. Aceasta este
pasul final înainte ca proiectul sa fie selectat pentru finantare.
Verifica daca proiectul este fezabil fata de situatia din teren, ca
obiectivele stabilite ramân corespunzatoare si costurile sunt
rezonabile.
Arborele obiectivelor - o reprezentare a situatiei viitoare, odata ce problemele au fost
remediate, bazata pe analiza problemelor si aratând relatia dintre
mijloace si efecte.
Articol - desemnarea codata a unui obiect care permite identificarea sa;
obiectul desemneaza unul sau mai multe echipamente sau una
sau mai multe prestatii.
Audit - proces sistematic, independent si documentat în scopul
obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate
pentru a determina masura în care sunt îndeplinite criteriile de
258
audit; pot fi urmatoarele tipuri de audit: intern, extern, de
secunda, de terta parte, audit combinat, audit comun.
Auditor -persoana care are competenta de a efectua un audit.
Auditul proiectului - examinarea sistematica si independenta a întregului proiect sau
doar a unei parti din proiect în scopul masurarii conformitatii cu
standardele si reglementarile de specialitate.
Autoritate contractanta - Comisia, Statul sau entitatea legala publica sau privata care
încheie contractul de finantare corespunzator prevederilor
Acordului de Finantare.
Autorizatie - act prin care un semnatar calificat certifica faptul ca nu se
opune demararii unei sarcini
B
Beneficiar de grant - persoana care primeste o finantare nerambursabila/grant.
Beneficiari - beneficiarii sunt cei în al caror beneficiu este implementat
proiectul, oricare ar fi modul de implementare:
- Partenerii de proiect/Beneficiari directi – cei care sunt
sprijiniti pin fondurile Comisiei Europene, pentru a
concepe si implementa proiectul – de obicei: ministerele
si agentii de implementare.
- Beneficiarii intermediari – cei care sunt sprijiniti prin
proiect, pentru a furniza mai bine servicii grupului tinta.
- Grupuri tinta – grupuri/entitati care vor fi afectare
pozitiv de atingerea Scopului Proiectului, cu si pentru
care se va lucra în proiect.
- Beneficiarii finali – cei care, dincolo de nivelul grupului
tinta, vor beneficia pe termen lung ca urmare a
implementarii proiectului la nivelul mai cuprinzator al
societatii sau sectorului.